一、办理护照签证的基本程序
（一） 办理出国请示
        受到邀请方的邀请信或外单位的出国任务通知书后，各单位应按照农业部规定的报批程序，向院国际合作局报批出国请示，然后由国际合作局上报农业部国际合作司或有关部门批准或会签。出国请示批复后，到农业部国际合作司办理出国任务批件，到院人事局办理政审批件；参与外单位组织的团组，在向农业部国际合作司呈报出国请示时，应附上组织单位致农业部国际合作司的征求意见函和出国任务通知书，待出国请示批复后，到农业部国际合作司办理出国任务确认件，到院人事局办理政审批件，然后办理护照签证。
（二） 办理护照
         对于没有有效护照的要先办护照，再办签证；如果申请人持有效护照，可直接办理签证。根据规定，护照的有效期不少于6个月，如果护照有效期在6个月以下者需要重新办理护照或申请护照延期（注：赴美国的护照有效期须一年以上）。
（三） 办理签证
        对于既需要办理入境签证又需要办理过境签证的申请人，应该先办理入境国的签证，然后再办理过境国的签证。在办理过境国签证之前，除需提供已办好的入境国签证外。还需提供已经确认好的出访全程联程机票原件或机票订单（根据使馆的具体要求确定），提供入境国的邀请信复印件。
        前往免签国家的出访人应预先办好护照并开具出境证后才可以出境。前往有些属于免签或落地签国家的出访人应该事先取得该国的入境许可或将出访人的护照号码告知对方的边境口岸备案。

二、护照办理和使用要求
（一）护照办理要求
        我院所有因公出国人员都应该通过农业部签证处向外交部申办因公护照。办理护照时应该提供下列文件及材料：
1．出国任务批件和政审批件
        我院所有团组出国，需提供农业部国际合作司出具的出国任务批件原件和院人事局审批的政审批件原件。参加外单位组织的团组，需提供组团单位的任务通知书原件、组团单位的任务批件复印件、农业部的任务确认件原件。
2．归口国务院管理的副部级以上干部需提供国务院批件的复印件。
3．参加培训的团组需提供培训批件：
    （1）由外专局组团的培训团组必须提供外专局的任务批件原件。
    （2）由外专局审核的培训团组必须提供外专局的任务审核批件原件。
    （3）短期临时的培训团组必须提供农业部人才交流中心的培训备案件原件。
    （4）参加外单位组团的培训团组必须提供组团单位出具的外专局培训批件复印件或该组团单位的培训备案件复印件。
4．赴中国常驻联合国粮农组织机构代表处任职的人员须提供部人事劳动司的任职通知书复印件。
5．每人四张白色背景正面免冠光面彩色近照照片。
    （1）照片尺寸为小二寸，48毫米×32毫米，照片头像比例适中。头像宽度尺寸为21至24毫米，头像长度尺寸为28至33毫米，头像居于相片中上部。
    （2）照片为正面照，坐姿端正，露出双耳。
    （3）照片要清晰，照片的背景无任何装饰物,照片背景颜色以白色为佳，请勿用红色、褐色或黑色等深颜色。
    （4）照相时衣着应该整齐，衣服最好有领子，不要穿浅色衣服，不要穿工作制服（如渔政制服、军装等）。不要化浓妆，不要带过大的耳环、项链、发卡，不要带帽子，不要留胡须和怪异的发型。不能带茶色眼镜。戴近视眼镜照相时应该避免眼镜片上有反光白点。照相时可以只佩戴一个空镜框。
    （5）申请外交护照、公务护照时必须提供白色背景的彩色照片。
    （6）剪裁相片时注意不要裁到头发或者使人像发生偏斜。
    （7）一次性快照、黑白照片、翻拍的照片或各种彩色打印机打印的照片均不能用于办理护照。
6．需提供本人清晰的身份证复印件或户口薄复印件，建议用户口薄复印件。
7．打印护照申请卡一式两份。电子版的护照申请卡可到外交部的网站上下载，其网址为http://www.fmpre.gov.cn.要求在计算机上直接录入护照申请卡中的各项内容，然后打印出护照申请卡。护照申请卡中“自办单位”一栏填写“农业部”，“团组号”一栏不用填写内容。护照申请卡中的内容不能手工填写或涂改。
8．原有的护照在未到失效期以前可以办理护照延期。办理护照延期除照片只需要两张、不需提供身份证或户口簿的复印件外，所需其他材料与新办护照的要求一样。打印护照申请卡时，在护照卡片上贴身份证或户口簿的地方删掉原来的文字，重新录入“请办护照延期”的字样。
9．申请办理新护照或办理护照延期时申请人必须交回所有还在有效期内的旧护照。
10．因前后两次出国任务时间相距较近而无法及时办理有关出国手续而需要申请办理第二本护照的人员，需提供这两次出国任务批件的原件及复印件、政审批件原件，并且由部国际合作司向外交部领事司出具一份公函，说明申办第二本护照的理由和要求，在获得外交部批准后方可办理。
（二）护照的使用
1．根据外交部和农业部人事劳动司的有关规定，因公护照由农业部签证处统一保管。如需借用，要凭办好的出国任务批件原件和政审批件原件，并交付押金才能借出护照。收到上述材料和押金后农业部签证处开具护照押金收据，借出护照。借用护照者用完护照后要及时归还，农业部签证处收到护照押金收据和护照后退还护照押金。
2．如果当事人不慎遗失护照，当事人要写出书面检查并尽快上报农业部国际合作司，由农业部国际合作司致外交部领事司申请挂失。外交部在收到有关检查和公函后，挂失注销旧护照，旧护照注销一个月后可申请办理新护照。
3．持照人要在护照上用签字笔签名。
4．持照人要自留护照复印件备查。

三、申请签证的有关材料要求
（一）邀请函要求
        办理签证所需要的邀请信一般应该发自拟访问国本土，邀请信中应该说明此行的目的、启程时间、停留期限、有关费用由谁负担等内容，邀请信上要有被邀请人的姓名（某些国际组织发的通函除外）、邀请人的签名、联系地址、电话和传真号码。
（二）撰写在职证明、单位派遣函和出访费用证明的要求
1．在职证明、单位派遣函和出访费用证明的基本内容
        在职证明：陈述内容包括申请人目前在何单位任职，担任何种行政职务或技术职务，具有何种技术职称。
单位派遣函：陈述内容包括申请人此次应贵国何单位何人的邀请，将于何年何月何日至何年何月何日赴贵国进行何种活动，并说明活动结束后马上离开贵国返回中国。
        出访费用证明：陈述内容包括申请人或该代表团此次出访的所有费用（包括国际旅费，在出访国当地的吃、住、行费用，以及医疗保险）由谁来负担。上述三项费用中如果其中某一项费用是由邀请方提供的，邀请方应该在邀请信中加以说明，申请人在出具费用证明时也要说明某项费用是由邀请人提供，而其他的费用由谁来负担。
2．出具在职证明、单位派遣函和出访费用证明的格式要求
   （1）上述三个文件都要用英文打印在有单位名称的文头纸上，并加盖单位公章。
   （2）在职证明和单位派遣函上要打印出单位负责人的职务及姓名，并由该负责人签名，加盖单位公章。
   （3）同一个代表团中属于同一个单位的人员（如属于同一个研究所）可以写在同一份在职证明或单位派遣函中。同一个代表团中分别属于不同单位的人员应该分别出具在职证明和单位派遣函。
   （4）在职证明、单位派遣函和费用证明也可以合并写在同一份文件中，但应该包括各自的有关内容。

注意事项
    （1）因公出国签证必须统一由农业部签证处申办。任何单位、个人不得擅自与外国驻华使（领）馆联系、查询和催办；不得委托在华外国人、外国驻华机构或境内旅行社代办签证；不得在境外委托移民机构或境外旅行社补办、续办签证。
   （2）严格执行属地申办签证原则，不得为非本部门的人员申办护照签证。
   （3）必须真实、完整、准确地填写《签证申请表》和《申办签证情况登记表》。《签证申请表》和护照上的签名必须由持照本人签字。出访团组成员如有被拒签的历史，应事先说明。
   （4）出访团组应保证其邀请函的真实、规范。邀请单位要与出访任务和出访人员身份相符；邀请内容齐全，启程，停留时间、费用及被邀请人的姓名必须准确无误，邀请人签字和邀请人单位的地址、电话必须真实、清晰。
   （5）严格控制同时持有因公、因私护照人员申办签证。对已使用因私护照申办签证遭拒签者不予办理赴同一国家因公出国签证手续。

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